Ik krijg deze vraag vaak van bedrijven die midden in een veranderproces zitten. Er is bijvoorbeeld een reorganisatie op komst, het bedrijf gaat binnenkort verhuizen of er wordt een nieuw softwareprogramma geïnstalleerd. Hoe kan communicatie hierbij helpen?

Het belangrijkst dat communicatie in dit soort situaties kan doen is wat een collega van mij ooit zo mooi ‘het managen van onrust’ noemde. Elke verandering brengt onrust met zich mee. En onrust is niet goed. Het is niet goed voor de sfeer en dus ook niet goed voor de prestaties en de motivatie van mensen.

Drie belangrijke vragen
Communicatie kan de onrust niet wegnemen maar wel in goede banen leiden (managen). Hoe? Door informatie te geven die antwoord geeft op drie vragen:
-wat is er aan de hand?
-wat betekent dat voor mij?
-wat kan ik eraan doen?
Zodra hierover meer duidelijkheid komt, zie je dat de onrust minder wordt. Mensen komen weer in actie. Gaan plannen maken om de verandering het hoofd te bieden. Of accepteren dat ze er zelf weinig tot niets aan kunnen doen, en gaan weer aan het werk.

Wat helpt niet?
Er is wel een belangrijke voorwaarde verbonden aan deze aanpak. Het werkt namelijk alleen als je mensen serieus neemt. Dat klinkt heel logisch, maar daar heb ik het vaak mis zien gaan. Het helpt namelijk niet als een directeur 1x een nieuwsbrief rondstuurt waarin staat dat ‘het allemaal wel goed komt’. Zeker niet als in de wandelgangen heel andere verhalen de ronde doen. Mensen die zich niet serieus genomen voelen, komen in de weerstand. En iedereen die weleens een veranderproces heeft meegemaakt weet: weerstand is héél hardnekkig.

Wat helpt wel?
Het helpt wel als een leidinggevende zijn/haar eigen team regelmatig bijpraat over de stand van zaken. Leidinggevenden zijn heel belangrijk in een veranderproces. Medewerkers willen van hen horen hoe het ervoor staat en wat er gaat gebeuren. Ze moeten er ook op kunnen vertrouwen dat diezelfde leidinggevende voor hen in de bres springt als er iets niet goed gaat.

Wat is jouw rol?
Als communicatieadviseur kun je op allerlei manieren helpen. Je kunt in kaart brengen welke informatie wanneer verspreid moet worden, wie dat het beste kan doen en welke middelen je daarvoor kunt inzetten. Vervolgens kun je helpen om deze middelen zo effectief mogelijk in te zetten. Je kunt de directeur helpen met zijn bericht voor de nieuwsbrief, de leidinggevende met zijn/haar presentatie aan het team of de persoonlijke gesprekken met medewerkers. Je kunt ook een online platform inrichten waar medewerkers kunnen reageren op de veranderingen en oplossingen kunnen aandragen voor mogelijke problemen.

Why?
Je kunt ook een belangrijke rol spelen in het formuleren van de rode draad of kernboodschap in de verandering. Achter elke verandering schuilt namelijk een verhaal. Een verhaal dat in gewone mensentaal uitlegt waarom deze verandering belangrijk is voor de toekomst van het bedrijf en de mensen die er werken. Een verhaal ook dat mensen oproept om ‘er met zijn allen voor te gaan!’ Dat verhaal moet doorklinken in alle informatie die je over het veranderproces rondstuurt. Het zorgt voor betrokkenheid en enthousiasme.

Wees eerlijk…
Eigenlijk draait het bij een veranderproces maar om één ding en dat is eerlijkheid. Duidelijk zeggen wat er gaat gebeuren en wat dat betekent voor het bedrijf. Zowel positief als negatief. En zowel voor de lange als de korte termijn. Want een prachtig nieuwe werkplek over twee jaar beloven is niet zo moeilijk, maar de boodschap overbrengen dat je daarvoor wel eerst twee jaar in een tijdelijke locatie met weinig voorzieningen moet doorbrengen, is toch iets anders.

Tot slot nog vijf tips over verandercommunicatie:

Tip 1:
Zorg dat je als communicatieadviseur een goede ingang hebt bij de directie. Veranderingen komen van bovenaf en dus zit bij de directie zit de meeste informatie. Door regelmatig bij te praten blijf je op de hoogte én bouw je een vertrouwensband op.

Tip 2:
In grote organisaties is vaak een verandermanager aanwezig. Deze persoon brengt het hele veranderproces en de aanpak (strategie) ervan in kaart.  Zijn of haar plan kan jou op weg helpen bij het maken van je communicatieplan. En het is vaak prettig en inspirerend samenwerken met een verandermanager.

Tip 3:
Verandercommunicatie is vaak nog een nieuw begrip voor veel mensen. Ga er daarom niet direct vol in. Start bijvoorbeeld eerst eens met een digitale nieuwsbrief om mensen meer gevoel te geven bij wat verandercommunicatie precies is.

Tip 4:
Veel medewerkers zijn cynisch over verandercommunicatie. Ze zitten totaal niet te wachten op ‘Pravda’-blaadjes. (hoe vaak ik dat niet heb gehoord!). Het kan je werkplezier behoorlijk vergallen. Betrek medewerkers op zulke momenten bij de verandercommunicatie. Vraag of ze een keer langskomen voor een kop koffie of ga zelf op bezoek. Dan hoor je nog eens wat. En je creëert over en weer begrip voor elkaars zienswijze.

Tip 5:
Lees vooral het boek ‘Regel jij het draagvlak’ van Monica Wigman. Dat is een heel praktisch boek met modellen die je als communicatieadviseur kunt inzetten op allerlei momenten in het proces.