Maak lange teksten korter met de 333-secondenregel

Maak lange teksten korter met de 333-secondenregel

FaamschrijftipsSchrijf je vaak beleidsnotities, rapporten of uitgebreide offertes? Dan is de 333-secondenregel iets voor jou. De 333-secondenregel is een handig hulpmiddel om lange teksten kort en overzichtelijk te houden én ervoor te zorgen dat ze hun doel bereiken. De regel werkt zo:

Stap 1: Zorg dat je lezer in seconden begrijpt waar de tekst over gaat. (Formuleer daarom een duidelijke koptekst.)

Hoe doe je dat?
Vermeld in je koptekst wat voor tekst je schrijft (onderzoek, offerte) en wat het onderwerp is:
-Resultaten draagvlakonderzoek nieuwe huisstijl voor organisatie A.
-Offerte voor de vervanging van riolering in wijk B.
-Voorstel voor een nieuwe vergadervorm voor afdeling C.

TIP: wil je liever een creatievere kop die de aandacht trekt? Dat kan natuurlijk. Gebruik de informatieve kop zoals hierboven dan als subkop. Bijvoorbeeld:
STAAN IS HET NIEUWE ZITTEN. 
Voorstel voor een nieuwe vergadervorm voor afdeling C.

Stap 2: Zorg dat je lezer in 30 seconden weet wat hij* na het lezen moet doen en waarom.
(Zet daarom de aanleiding en de actie in de inleiding.)

Hoe doe je dat?
De aanleiding van een tekst is vaak een gesprek waarin afspraken zijn gemaakt. Een overleg met collega’s, een gesprek met een klant of een projectvergadering. Begin je tekst met daaraan te refereren. Zo neem je je lezer weer mee naar het waarom van deze tekst.

Schrijf vervolgens wat je van de lezer verwacht. Wil je dat hij een besluit neemt (beleidsnotities) zodat jij weer verder kan met je werk? Of wil je dat hij reageert (offerte) zodat je een vervolgafspraak kunt maken? Wat het ook is, als je het meteen in de inleiding schrijft, leest hij de rest van je tekst vanuit deze context en is de kans groter dat hij het ook echt gaat doen.

Stap 3: Zorg dat je lezer in 300 seconden (dat is slechts 5 minuten 🙂 alle informatie heeft om actie te kunnen nemen. (Schrijf daarom een korte toelichting met een overzichtelijke structuur.)

Hoe doe je dat?
We weten allemaal dat wij mensen in principe geen zin en/of tijd hebben om rustig te lezen. Zeker niet op het werk. Een van de belangrijkste dingen die ervoor zorgen dat mensen wél gaan lezen is: structuur aanbrengen. Zorg daarom voor:

  • alinea’s (liever meer en kort, dan minder en lang),
  • tussenkopjes (prikkelende kopjes die stimuleren om door te lezen),
  • bullet lists (opsommingen geven snel overzicht),
  • grafieken (niet te veel en zeker niet te ingewikkeld),
  • een slotalinea ( met een korte samenvatting).

TIPS om snel een slimme indeling te maken van je tekst:
1. Formuleer de belangrijkste vragen die de lezer kan hebben over je onderwerp
2. Maak een mindmap en formuleer de belangrijkste subonderwerpen

Ook belangrijk: hoeveel lezen mensen in vijf minuten? Zijn dat 3 of 5 of 8 A4-tjes? Dat is natuurlijk verschillend en hangt af van hoe snel iemand leest, hoe belangrijk hij het onderwerp vindt en hoeveel tijd hij heeft. Mijn advies: houd een gemiddelde aan van 1 minuut per A4. In dit geval dus niet meer dan vijf pagina’s tekst. Lijkt mij een goed uitgangspunt. Want zeg nou zelf: hoe vaak lees jij op je werk meer dan vijf pagina’s?

TIP: download de handige template zodat je direct kunt beginnen!

Bronvermelding:
Voor de inhoud van deze blog heb ik gebruik gemaakt van het boek De taal van mr. Jip van Harten en dr. Janneke Bavelinck.

*Ik noem de lezer hij, maar ik bedoel natuurlijk ook alle vrouwelijke lezers.

Blij met de bullet list

Blij met de bullet list

Gebruik je graag bullet lists? Terecht! Opsommingen zijn een effectief middel om de aandacht te trekken. In je verkooptekst, je powerpointpresentatie, maar zeker ook in rapporten en verslagen. Het zijn ‘hapklare brokken’ die lezers graag tot zich nemen. Zorg wel voor rust, ritme en regelmaat.

  1. Rust
    Je kent wellicht de uitdrukking ‘alle goede dingen bestaan in drieën’? Dat geldt ook voor de bullet list. Gebruik daarom als het even kan niet meer dan drie bullets. Bij meer dan drie worden je lezers onrustig en haken ze af. Dat geldt vooral voor powerpoint slides.
  2. Ritme
    Je geeft je bullet list een extra effect als je er een ritme in aanbrengt. Bijvoorbeeld dezelfde beginletters: rust, ritme, regelmaat.
  3. Regelmaat
    Maak een opsomming van bijvoorbeeld (korte) zinnen, werkwoorden of zelfstandige naamwoorden, maar gebruik ze niet door elkaar.

Hoe gebruik je leestekens bij bullet lists?
Moet er nou een punt, een komma of helemaal niets achter een bullet? Die vraag krijg ik nogal eens, vooral bij het redigeren van rapporten, want daarin wordt de bullet list veel gebruikt. Ik kan een heel uitgebreid antwoord geven op deze vraag, maar ik beperk me tot de drie meest voorkomende opsommingen.

De aanloopzin (zin die de opsomming aankondigt) begint met een punt. Dan beginnen de bullets met een hoofdletter en eindigen ze met een punt.

Betalen is mogelijk op drie manieren.

  • U maakt het geld over.
  • U neemt cash geld mee en betaalt tijdens de les.
  • U pint tijdens de les.

De aanloopzin begint met een dubbele punt. De bullets beginnen met een kleine letter en eindigen met een puntkomma. De laatste bullet eindigt met een punt.

Betalen is mogelijk op drie manieren:

  • u maakt het geld over;
  • u neemt cash geld mee en betaalt tijdens de les;
  • u pint tijdens de les.

De aanloopzin krijgt aan het eind geen leesteken. De bullets beginnen met een kleine letter en eindigen met een komma. De laatste bullet eindigt met een punt. Je ziet dat de aanloopzin en de bullets samen één complete zin vormen.

Betalen is mogelijk door

  • geld over te maken,
  • cash geld mee te nemen,
  • te pinnen tijdens de les.

NB
Regels zijn er om vanaf te wijken. Zeker als het gaat om die rare spellingregels van de Nederlandse taal! Wat je in praktijk dus steeds vaker ziet is dat, als de bullets uit één woord bestaan, we helemaal geen leestekens meer gebruiken. Dat mag. Gebruik wel kleine letters voor de bullets. (De spellingcontrole van Word is het daar overigens niet mee eens).

De betaalmanieren zijn

  • bank
  • pin
  • contant

Heb je nog vragen over de bullet list? Of aanvullingen op mijn uitleg? Reageer dan hieronder via het formulier.

Lees ook mijn andere schrijftips:
Vijf tips voor het schrijven van een korte, vlotte tekst
Vijf tips voor het schrijven van een pakkende reclametekst
Vijf tips voor het schrijven van een blog
Vijf schrijftips voor ondernemers