FaamschrijftipsSchrijf je vaak beleidsnotities, rapporten of uitgebreide offertes? Dan is de 333-secondenregel iets voor jou. De 333-secondenregel is een handig hulpmiddel om lange teksten kort en overzichtelijk te houden én ervoor te zorgen dat ze hun doel bereiken. De regel werkt zo:

Stap 1: Zorg dat je lezer in seconden begrijpt waar de tekst over gaat. (Formuleer daarom een duidelijke koptekst.)

Hoe doe je dat?
Vermeld in je koptekst wat voor tekst je schrijft (onderzoek, offerte) en wat het onderwerp is:
-Resultaten draagvlakonderzoek nieuwe huisstijl voor organisatie A.
-Offerte voor de vervanging van riolering in wijk B.
-Voorstel voor een nieuwe vergadervorm voor afdeling C.

TIP: wil je liever een creatievere kop die de aandacht trekt? Dat kan natuurlijk. Gebruik de informatieve kop zoals hierboven dan als subkop. Bijvoorbeeld:
STAAN IS HET NIEUWE ZITTEN. 
Voorstel voor een nieuwe vergadervorm voor afdeling C.

Stap 2: Zorg dat je lezer in 30 seconden weet wat hij* na het lezen moet doen en waarom.
(Zet daarom de aanleiding en de actie in de inleiding.)

Hoe doe je dat?
De aanleiding van een tekst is vaak een gesprek waarin afspraken zijn gemaakt. Een overleg met collega’s, een gesprek met een klant of een projectvergadering. Begin je tekst met daaraan te refereren. Zo neem je je lezer weer mee naar het waarom van deze tekst.

Schrijf vervolgens wat je van de lezer verwacht. Wil je dat hij een besluit neemt (beleidsnotities) zodat jij weer verder kan met je werk? Of wil je dat hij reageert (offerte) zodat je een vervolgafspraak kunt maken? Wat het ook is, als je het meteen in de inleiding schrijft, leest hij de rest van je tekst vanuit deze context en is de kans groter dat hij het ook echt gaat doen.

Stap 3: Zorg dat je lezer in 300 seconden (dat is slechts 5 minuten 🙂 alle informatie heeft om actie te kunnen nemen. (Schrijf daarom een korte toelichting met een overzichtelijke structuur.)

Hoe doe je dat?
We weten allemaal dat wij mensen in principe geen zin en/of tijd hebben om rustig te lezen. Zeker niet op het werk. Een van de belangrijkste dingen die ervoor zorgen dat mensen wél gaan lezen is: structuur aanbrengen. Zorg daarom voor:

  • alinea’s (liever meer en kort, dan minder en lang),
  • tussenkopjes (prikkelende kopjes die stimuleren om door te lezen),
  • bullet lists (opsommingen geven snel overzicht),
  • grafieken (niet te veel en zeker niet te ingewikkeld),
  • een slotalinea ( met een korte samenvatting).

TIPS om snel een slimme indeling te maken van je tekst:
1. Formuleer de belangrijkste vragen die de lezer kan hebben over je onderwerp
2. Maak een mindmap en formuleer de belangrijkste subonderwerpen

Ook belangrijk: hoeveel lezen mensen in vijf minuten? Zijn dat 3 of 5 of 8 A4-tjes? Dat is natuurlijk verschillend en hangt af van hoe snel iemand leest, hoe belangrijk hij het onderwerp vindt en hoeveel tijd hij heeft. Mijn advies: houd een gemiddelde aan van 1 minuut per A4. In dit geval dus niet meer dan vijf pagina’s tekst. Lijkt mij een goed uitgangspunt. Want zeg nou zelf: hoe vaak lees jij op je werk meer dan vijf pagina’s?

TIP: download de handige template zodat je direct kunt beginnen!

Bronvermelding:
Voor de inhoud van deze blog heb ik gebruik gemaakt van het boek De taal van mr. Jip van Harten en dr. Janneke Bavelinck.

*Ik noem de lezer hij, maar ik bedoel natuurlijk ook alle vrouwelijke lezers.